Dina uppgifter.Ett tydligt ansvar.

1. Vem ansvarar för uppgifterna?

Kvota utvecklas och tillhandahålls av Invox AB, org.nr 559547-8867, Box 2014, 281 02 Hässleholm. Invox AB ansvarar för personuppgifter som används för den egna webbplatsen, kontakten med oss, när vi kontaktar företag om Kvota och administrationen av din kundrelation och ditt konto.

När ett företag använder Kvota för sina kunder och offerter är det företaget normalt personuppgiftsansvarigt för kundmaterialet. Kvota behandlar då uppgifterna för företagets räkning. Har du fått en offert eller lämnat en förfrågan till ett företag, kontakta i första hand det företaget om hur dina uppgifter används.

Lämnar du personnummer eller uppgifter om din bostad för skattereduktion via länken till din offert tar Kvota emot dem för företagets räkning. Företaget ansvarar för dem och använder dem på sin faktura och när det begär ROT-avdraget eller avdraget för grön teknik.

2. Vilka uppgifter kan behandlas?

• Konto och firma: namn, mejladress, inloggningsuppgifter, företagsuppgifter, inställningar och information om provperiod och användning.
• Kontakt med företag: företagsuppgifter, telefonnummer, företagets allmänna mejladress, namn och roll på den som företräder företaget, anteckningar från samtal, mejlen och svaren på dem, och spärrar. Läs mer under När vi ringer eller skriver till företag.
• Inbjudna kollegor: mejladressen som firmans ägare anger, vem som bjöd in, behörigheten, när inbjudan skickades och hur länge den gäller, om mejlet kom fram, och om inbjudan accepterades, avböjdes, återkallades eller gick ut. Vi använder adressen för att skicka inbjudan. Stoppar du fler inbjudningar, eller får vi veta att du har markerat ett inbjudningsmejl som skräppost, skickar Kvota inga fler inbjudningar till adressen. För ett stopp sparar vi ett hashvärde av adressen i en spärrlista, inte själva adressen.
• Offerter och arbetsmaterial: kontaktuppgifter till kunder, jobbeskrivningar, adresser, priser, uppladdade dokument, ljud och annat material du väljer att lägga in.
• Kundkontakt: meddelanden, chatt, önskemål om uppringning, kontaktuppgifter och vilket anslutet formulär eller vilken kontaktväg ett ärende kommer från.
• Utskick och godkännande: mejladresser, leveransstatus, kundens svar, offertversion och uppgifter om godkännandet. Tekniska uppgifter kan behandlas för att kontrollera och dokumentera händelser.
• Öppnad offert: när någon öppnar länken till en offert sparas tiden och vilken version av offerten som öppnades, så att företaget ser om och när offerten har öppnats. Vi sparar ingen IP-adress, inga uppgifter om webbläsare eller enhet och ingen kaka för det. Flera öppningar inom en halvtimme räknas som en.
• Skattereduktion: när ett företag gör ROT-avdrag eller avdrag för grön teknik för ditt jobb, personnummer för dem som ska ha avdraget, hur avdraget delas mellan dem och hur mycket var och en kan få, vilken sorts bostad det är och fastighetsbeteckningen, eller för en bostadsrätt lägenhetsnumret och föreningens organisationsnummer.
• Drift och hjälp: tekniska loggar, tidsstämplar, felinformation och det du skickar till oss när du ber om hjälp eller ger feedback. Vi loggar också hur Kvota används (inloggningar, vilka sidor och funktioner som används, fel) för att förbättra tjänsten och ge support. Loggen kopplas till ditt konto, innehåller inga uppgifter om dina kunder och sparas i högst 13 månader.
• Webbstatistik: besökta sidor och övergripande uppgifter om webbläsare, enhet och hänvisande sida, om du väljer att tillåta statistik på kvota.se.

Lägg bara in material som du har rätt att använda. Undvik känsliga personuppgifter och uppgifter som inte behövs för jobbet.

3. Varför använder vi uppgifterna?

Vi använder uppgifter för att tillhandahålla tjänsten, administrera konton och provperioder, hjälpa användare, genomföra valda utskick och funktioner samt förebygga missbruk och felsöka.

För vår egen kundadministration används uppgifterna när det behövs för att fullgöra avtal eller hantera åtgärder inför avtal. Kontakt med företagsrepresentanter, säkerhetsarbete och relevant support kan stödjas på vårt berättigade intresse av att driva en fungerande och säker tjänst. Om en rättslig skyldighet kräver viss behandling är den skyldigheten grunden.

Valfri statistik på presentationssajten bygger på ditt val att tillåta den och kan stängas av igen. När kundmaterial behandlas för ett företags räkning är det kundföretaget som ansvarar för att ha en rättslig grund och informera sina kunder.

4. AI använder underlag för den uppgift du väljer.

AI-funktioner kan exempelvis läsa och strukturera en tidigare offert, omvandla ljud till text eller föreslå ett svar på en förfrågan. Det material som behövs för uppgiften skickas till den AI-leverantör som används för funktionen.

Offertförslag och granskning använder Anthropic. Ljudfunktionerna och övriga AI-funktioner använder OpenAI, och AI-funktioner i Kundkontakt kan använda Anthropic. I offertverktygets textfunktioner (förslag, ändring med ord, granskning och inläsning av gamla offerter) byts svenska personnummer, telefonnummer, mejladresser och gatuadresser i din text mot platshållare innan texten skickas, och sätts tillbaka i svaret. Namn i fritext maskas inte, och firmans egna priser skickas som de är. Foton, inskannade sidor och ljud kan inte maskas och skickas som de är, bara för den funktion du valt. Meddelanden i Kundkontakt maskas inte. Kvota ersätter inte din kontroll av innehåll, mottagare, priser eller vad du lovar kunden. Resultat från AI kan innehålla fel.

Firmans egna priser används redan när ett utkast skrivs. De hämtas ur prisminnet och ur de offerter ni själva publicerat 24 månader bakåt. Ingen kunduppgift följer med dit.

Att ladda upp en offert innebär däremot inte att Kvota idag skapar ett gemensamt företagsminne av innehållet i alla dina dokument. Den delen är planerad och ännu inte tillgänglig.

5. Leverantörer som hjälper tjänsten att fungera.

Kvota använder tekniska leverantörer för drift, lagring, inloggning, kommunikation och AI. Aktiva funktioner avgör vilka leverantörer som behandlar materialet.

• Cloudflare: webbdrift, nätverk, delar av tjänstens datalagring och lagring av krypterade säkerhetskopior inom EU.
• Supabase: inloggning, databas och fillagring för offertverktyget.
• Resend: leverans och mottagning av mejl.
• Stripe: kortbetalning för paketet Komplett när kortbetalning är öppnad för firman. Kortuppgifterna fylls i hos Stripe och lagras aldrig i Kvota. Stripe behandlar namn, mejladress och betalningshistorik för firmans abonnemang.
• Fortnox: Kvotas egen fakturering när firman betalar ett betalpaket mot faktura. Fortnox behandlar firmans namn, organisationsnummer, adress, kontaktperson och mejladress för fakturan.
• GitHub: kör jobbet som en gång per dygn tar en krypterad säkerhetskopia. Under körningen finns databasen och filerna okrypterade i en tillfällig maskin i USA, som tas bort efteråt.
• OpenAI och Anthropic: AI-funktioner enligt beskrivningen ovan.
• 46elks: telefoni och SMS för aktiverade kontaktfunktioner.
• Umami: statistik på presentationssajten efter ditt val. Statistikinstallationen driftas på Vercel.

Databasen och filerna lagras inom EU. Cloudflare, Resend och GitHub är amerikanska företag. De omfattas av EU-US Data Privacy Framework, med standardavtalsklausuler som reserv, och det gör också Stripes underleverantörer i USA. Resend sparar mejlens innehåll i USA i 30 dagar. OpenAI och Anthropic behandlar AI-anrop i USA, och Vercel driftar statistiken, med stöd av standardavtalsklausuler. Supabase kan ge support från länder utanför EU med samma stöd. En kopia av skyddsåtgärderna får du om du kontaktar oss.

En länk från Kvota till Google eller Stolt Marketing öppnar en annan webbplats med egen information om personuppgiftsbehandling. Fortnox är däremot aktiverat: har din firma Fortnox kan du föra över ett fakturautkast dit. Då skickas kundens uppgifter (namn, adress, mejladress och eventuellt organisationsnummer), de godkända raderna med mängder och priser samt underlaget för ROT eller grön teknik (personnummer, belopp per person och fastighetsbeteckning, eller för en bostadsrätt lägenhetsnummer och föreningens organisationsnummer). Fortnox är då er egen leverantör och materialet hanteras enligt ert avtal med dem. Övriga bokföringskopplingar och BankID är ännu inte aktiverade.

Prova Kundkontakt på webbplatsen.

När du anger en webbadress läser vi offentligt innehåll, namn, färger och logga från den hemsidan för att skapa en förhandsvisning. Chatten använder innehållet för att besvara de frågor du väljer att skicka. Skriv inte känsliga uppgifter eller uppgifter om andra kunder i det öppna provet.

En förhandsvisning kan återanvändas för samma domän. Det gör dig inte till ägare av företaget eller dess uppgifter. Samtalens innehåll visas inte för andra provbesökare, och provet skapar inte automatiskt ett konto eller medlemskap. Oägda provföretag är tidsbegränsade till 7 dagar enligt Kundkontaktens gallring. Tekniska loggar och kontaktförfrågningar kan ha andra lagringstider.

Om du väljer att fortsätta till konto kan domänen sparas i en nödvändig kaka i högst en timme på kvota.se för att förifylla hemsideadressen. Den ger ingen inloggning eller åtkomst och aktiverar inget utan ditt val. Färg- och namnändringar i provet gäller bara förhandsvisningen.

Kvotas egen kontaktruta använder samma Kundkontakt-motor med information om Kvota. Chattmeddelanden kan behandlas av vår AI-leverantör och lämnas vidare till oss när du ber om kontakt. Kontaktformuläret används för att besvara din förfrågan, inte för ett automatiskt nyhetsbrevsabonnemang. Cloudflare Turnstile används för att motverka missbruk.

När vi ringer eller skriver till företag.

Vi kontaktar hantverksfirmor som vi tror har nytta av Kvota, med ett telefonsamtal eller ett mejl. Den som ringer säger sitt namn, att samtalet kommer från Kvota och varför vi ringer. Vi ringer från nummer som syns och går att ringa tillbaka, och vi kontrollerar numren mot spärregistret NIX-Telefon innan vi ringer.

Mejl skickar vi bara till aktiebolag, och bara till företagets allmänna adress, som info@ eller kontakt@. Aldrig till enskilda firmor, personliga adresser eller gratisadresser. Mejlen skickas från Kvotas egna adresser på kvotaapp.se, provakvota.se och kvotaoffert.se, i ren text och utan spårning av öppningar eller klick.

Invox AB ansvarar för uppgifterna. Vi använder företagets namn, organisationsnummer, bransch, ort och ungefärliga storlek, telefonnummer, hemsida och allmänna mejladress, antalet omdömen på företagets Google-profil, namn och roll på den som företräder företaget, och korta anteckningar om vad vi har pratat om och kommit överens om. Uppgifterna kommer från företagets egen hemsida, från branschregister över auktoriserade företag och branschorganisationers medlemsregister, från öppna företagsuppgifter som Allabolag och från företagets profil på Google. Varje mejl säger varifrån adressen kommer, och den som ringer kan berätta varifrån just ditt nummer kommer.

Vi använder uppgifterna för att erbjuda Kvota och för att följa upp det du själv har bett om. Grunden är vårt berättigade intresse av att marknadsföra Kvota till företag. Vi har vägt det mot ditt intresse av att få vara ifred, och därför hör vi av oss sparsamt, bara om ditt företag, och slutar när du säger till.

Sms och kalenderinbjudningar skickar vi bara när du har sagt ja till just det. Då sparar vi numret eller adressen du gav oss och vad du sa ja till. Vi lämnar inga erbjudanden i röstbrevlådan.

Har ditt företag skapat ett konto i Kvota efter samtalet eller mejlet kan vi se om kontot har kommit igång, så att vi kan följa upp det vi har kommit överens om.

Säljsamtalen kan göras av egna företagare som arbetar på uppdrag av oss. De använder uppgifterna bara för Kvotas räkning, enligt avtal med oss. Mejlen skickas med utskicksverktyget Smartlead (521 Products Pty Ltd), som lagrar uppgifterna i Australien. Överföringen bygger på EU:s standardavtalsklausuler. Inkorgarna för mejlen finns hos Loopia.

Vill du inte att vi hör av oss igen räcker det att säga det i samtalet, svara nej på ett mejl eller sms från oss, eller skriva till support@kvota.se. Då slutar vi direkt, i alla kanaler. För att inte kontakta dig igen sparar vi bara telefonnumret eller mejladressens domän, organisationsnumret, datumet och att du har sagt nej i en spärrlista. Spärrlistan bygger på berättigat intresse: att respektera ditt nej.

Uppgifter om företag som inte blir kunder raderar vi senast 12 månader efter vår senaste kontakt, utom spärren om du har sagt nej. Blir företaget kund gäller det som står ovan om konto och kundrelation. Du har samma rättigheter som i avsnitt 7: att få veta vilka uppgifter vi har om dig, få dem rättade eller raderade, invända mot att vi använder dem och klaga hos IMY.

6. Hur länge sparas uppgifterna?

Vi sparar uppgifter så länge de behövs för det ändamål de samlades in för, för att hantera kundrelationen, uppfylla skyldigheter eller utreda ett ärende. Olika slags uppgifter har olika behov av lagring. Två slags tekniska spår gallras automatiskt: registrerings- och återställningsförsök efter 3 månader och mejlleverantörens händelser per mejl efter 12 månader. Ett företags ansvar för exempelvis avtalsunderlag och bokföring påverkar vilket material som behöver finnas kvar.

Det du själv lämnar för skattereduktion via länken till din offert, personnummer och uppgifter om bostaden, rensas efter överföringen till företagets bokföringssystem, när du eller företaget tar bort det, när företaget stänger sin firma i Kvota, och senast 12 månader efter att du senast lämnade det. Använder företaget uppgifterna i sitt fakturaunderlag rensas personnumret där efter överföringen och när företaget stänger sin firma i Kvota, och annars 30 dagar efter att det senast sparades, när ingen överföring pågår. Uppgifterna om bostaden hör då till företagets fakturaunderlag och finns kvar så länge underlaget finns i Kvota.

Det finns ännu ingen gemensam automatisk gallring av allt företagsmaterial. Att provperioden slutar eller ett konto stängs innebär därför inte att alla dokument, offerter och kundkontakter raderas automatiskt. Du kan kontakta oss för en begäran om export, avslut eller radering. Vi går då igenom vad begäran omfattar och om något måste sparas.

Provperioden i Kvota följer firmans organisationsnummer. När provet startar sparar vi organisationsnumret, ägarens användar-id och ett hashvärde av ägarens mejladress i en spärrlista, så att samma firma eller person inte kan starta provet flera gånger. Spärrlistan finns kvar även efter att kontot har raderats, med berättigat intresse som grund, och innehåller inga andra uppgifter. Misslyckade inloggningsförsök sparas som hashvärden i högst ett dygn för att stoppa lösenordsgissning.

En inbjudan till en kollega finns kvar i Kvota också när den har gått ut, återkallats eller avböjts. Det finns ännu ingen automatisk gallring av inbjudningar. Du kan be oss ta bort en inbjudan till din adress, och hashvärdet i spärrlistan, via kvota.se/kontakt. Spärrlistan bygger på berättigat intresse: att respektera ditt stopp.

Tidsbegränsade exportlänkar i offertverktyget gäller i 24 timmar. Det är länken som upphör; det är inte ett löfte om att originalmaterialet raderas efter 24 timmar.

En gång per dygn tas en krypterad säkerhetskopia av tjänstens databas och filer. Den sparas i 30 dagar inom EU. Supabase sparar dessutom en egen kopia av databasen i 7 dagar, också inom EU. Före en ändring av databasens struktur tas en kopia till, och vi har också kopior för fullständig återställning. De raderas i dag för hand, och från den 1 december 2026 senast 90 dagar efter att de togs. Kundkontaktens databas hos Cloudflare kan dessutom återställas till hur den såg ut upp till 30 dagar bakåt. En radering i tjänsten når kopiorna först när de gallras.

7. Dina rättigheter.

Du kan begära information om och tillgång till dina personuppgifter, rättelse av fel, radering eller begränsning av behandling. I vissa fall har du rätt till dataportabilitet och att invända mot behandling. Rättigheterna beror på behandlingen och dess rättsliga grund.

Du kan när som helst ändra ditt val för webbstatistik via sidfoten. När behandling bygger på samtycke kan det återkallas för framtida behandling. Återkallelsen påverkar inte den behandling som var tillåten innan du ändrade dig.

Vi kan behöva verifiera din identitet för att inte lämna ut eller ändra någon annans uppgifter. Är uppgifterna ett kundföretags ansvar hjälper vi dig att hitta rätt kontakt. Du kan också lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

8. Frågor och ändringar.

Skriv till oss via kontaktsidan eller på support@kvota.se och ange att det gäller personuppgifter i Kvota. Du kan också skriva till Invox AB, Box 2014, 281 02 Hässleholm. Beskriv vad du vill få hjälp med utan att skicka lösenord eller inloggningskoder.

Informationen uppdateras när tjänsten och behandlingen förändras. Uppdateringsdatum står högst upp på sidan. Läs även om kakor och webbstatistik och villkoren för att använda tjänsten.