Vad är en offertmall?
En offertmall är en färdig struktur du kan kopiera och fylla i istället för att börja från ett tomt dokument. Den garanterar att du inte glömmer fält — och att offerten ser likadan ut varje gång du skickar den. För svenska hantverkare är mallen särskilt viktig eftersom svenska offerter har specifika krav: F-skatt, separerad arbetskostnad, ROT-rad och tydlig moms.
Vad skiljer en bra offertmall från en dålig? En dålig mall är en Word-fil där du behöver radera exempel-text varje gång och risken är stor att du missar ett fält. En bra mall har tydliga platshållare, korrekt struktur för ROT, separerade rader för material och arbete, och plats för signering.
Mallen i den här guiden är byggd från noll med svenska hantverkares behov i åtanke — inte en generisk business-offert anpassad för 17 olika branscher. Den finns både som PDF (skriv ut, fyll i för hand) och Word (redigera digitalt). Du hittar nedladdningen i hero-sektionen ovan eller längre ner på sidan.
De 12 fälten — komplett checklista
En komplett hantverkar-offert ska innehålla 12 fält. Vi går igenom dem ett efter ett — vad fältet är till för, varför det ska finnas, och ett exempel på hur det ser ut ifyllt.
Företagslogga + namn + org.nr
Identifierar utföraren tydligt. Logga gör offerten proffsig, organisationsnummer kopplar offerten till en juridisk person. Saknas detta ser kunden bara ett SMS — och väljer någon annan.
Exempel
Petersons VVS AB · Org.nr 559123-4567
F-skattregistrerad-uppgift
Skatteverket kräver att utföraren har F-skatt eller FA-skatt för att ROT-avdraget ska gå igenom. Visa det tydligt på offerten — det signalerar också att du är seriös.
Exempel
F-skattregistrerad
Kontaktuppgifter
Adress, telefon och e-post. Kunden ska kunna nå dig under offertens giltighetstid utan att behöva googla.
Exempel
Hantverkargatan 12, Stockholm · 070-123 45 67 · info@petersonsvvs.se
Offertnummer + datum + giltighetstid
Unikt offertnummer (för bokföring och uppföljning), dagens datum och giltighetstid. 30 dagar är standard — efter det kan priset behöva räknas om om material- eller löneläget ändrats.
Exempel
Nr 2026-047 · 26 april 2026 · Giltig t.o.m 26 maj 2026
Kunduppgifter
Kundens namn, adress och fastighetsbeteckning. Fastighetsbeteckningen krävs för ROT-ansökan hos Skatteverket — utan den kan du behöva be om den i efterhand och försena utbetalningen.
Exempel
Eriksson, Solna · Fastighet: Solna Berget 1:23
Beskrivning av arbetet
Tydlig sammanfattning av vad som ska göras: omfattning, ytstorlek, antal enheter, eventuella avvikelser från standard. Otydlig beskrivning är roten till de flesta tvister i efterhand.
Exempel
Badrumsrenovering 6 kvm — rivning, nytt tätskikt, kakelsättning, byte av blandare och golvbrunn.
Materiallista
Separat post per materialslag med antal, à-pris och summa. Detta är där många slarvar — men separationen är obligatorisk för ROT (materialet ger inget avdrag).
Exempel
Blandare Mora MMIX (1 st × 3 490 kr) · Tätskikt våtrum 6 kvm · Klinker 6 kvm
Arbetstid
Egen rad för arbete med timmar, à-pris och summa. Det är endast denna rad som ger ROT-avdrag — därför måste arbete och material aldrig blandas på samma rad.
Exempel
Arbete VVS-installation: 18 tim × 800 kr/tim = 14 400 kr
ROT/RUT-rad (där relevant)
Negativ rad som visar avdraget — 30 % av arbetskostnaden, max 50 000 kr per person och år. Tydlig ROT-rad är det enda kunden faktiskt bryr sig om: "hur mycket sparar jag?"
Exempel
ROT-avdrag (30 % av 14 400 kr): −4 320 kr
Moms 25 %
Momsen ska visas på en separat rad. Det är ett krav från momslagen och Skatteverket — utan separat moms-rad är offerten inte godkänd som underlag för faktura.
Exempel
Moms 25 %: 7 758 kr
Totalt att betala
Slutbeloppet efter ROT — markerat tydligt så kunden ser exakt vad det kommer kosta. Det är denna rad som stänger affären: en otydlig totalsumma gör att kunden räknar själv och misstolkar.
Exempel
Att betala efter ROT: 26 711 kr
Betalvillkor + försäkring + signering
Betalvillkor (oftast 30 dagar netto), uppgift om ansvarsförsäkring och plats för signering av båda parter. Signaturen gör offerten till ett bindande avtal.
Exempel
30 dagar netto · Ansvarsförsäkring via If · Underskrift av båda parter
Så ser mallen ut ifylld
En komplett offert med alla 12 fält ifyllda — på en sammanställningsvy som kunden ser direkt. Det här är hur Kvotas mall ser ut när allt är på plats:
KVOTA
Mall för proffsiga offerter
OFFERT
Hantverkare-mall
Från
Hantverkare AB
Org.nr 559123-4567
F-skattregistrerad
Offert
Nr: 2026-047
Datum: 2026-04-26
Giltig: 30 dagar
Kund
Eriksson, Solna
Beskrivning
Renoveringsarbete enligt offert — inkl. material och arbete.
Post
Summa
Juridiska minimumkrav
Det finns inget krav i svensk lag att en offert måste vara skriftlig. Men för konsumenttjänster är skriftliga avtal starkt rekommenderade — och flera fält i mallen är obligatoriska enligt andra lagar:
Konsumenttjänstlagen
Reglerar vad utföraren får och måste göra mot privatkund. Kräver att priset är skäligt och att kunden ska ha en uppfattning om kostnaden innan jobbet börjar. En tydlig offert är ditt bästa skydd vid eventuell tvist i efterhand.
Källa: Konsumentverket
Momslagen
Kräver att momsen visas på en separat rad i offert och faktura till privatpersoner. Det räcker inte med "inkl. moms" utan specificering — exakt belopp ska kunna utläsas direkt.
Skatteverkets ROT-regler
För att ROT-avdraget ska gå igenom krävs:
- F-skatte- eller FA-skatteregistrerad utförare
- Tydlig separation mellan arbetskostnad och materialkostnad
- Kundens fullständiga personnummer eller fastighetsbeteckning
- Avdraget syns på fakturan (faktura-modellen) — inte ansökt i efterhand
- Bostaden är minst 5 år gammal för utvändigt arbete
Källa: Skatteverket. Läs mer i vår kompletta ROT-guide.
Bokföringslagen
Spara offerter och fakturor i minst sju år. Skatteverket kan begära in dem vid kontroll. Med digitala mallar är det enkelt — säkerhetskopiera regelbundet och se till att varje offert har ett unikt offertnummer.
Slipp mallen helt — Kvota gör hela offerten åt dig
Tala in jobbet efter platsbesöket. AI:n bygger offerten med alla 12 fält, ROT-avdrag uträknat, din logga och färg — på två minuter.
Testa Kvota gratis i 14 dagarVanliga misstag
De här sex misstagen ser vi om och om igen i offerter som hantverkare skickar. De flesta leder till nekat ROT-avdrag, otydlig kommunikation eller tvister i efterhand.
Material maskerat som arbete
Skatteverket underkänner ROT-avdraget om material och arbete inte är separerade. Lägg aldrig in materialkostnaden "i timpriset" — kunden förlorar avdraget och du står med en jobbig efterfaktura.
Glömt F-skatt-uppgiften
Utan synlig F-skatt-uppgift blir kunden osäker på om ROT-avdraget kommer fungera. Vissa byter till en konkurrent som tydligt visar att de är registrerade.
Otydlig giltighetstid
"Tills vidare" eller "så länge priserna håller" är otydligt. Sätt ett konkret datum (oftast 30 dagar) — det pressar kunden att fatta beslut innan tiden går ut.
Felaktig moms
Moms ska visas på en separat rad. Att skriva "inkl. moms" utan att specificera beloppet är inte tillräckligt — Skatteverket kräver att momsen kan utläsas direkt.
Glömt ROT-rad
Om jobbet är ROT-grundande men ROT-raden saknas tror kunden att hen får betala fullt. Lägg alltid till raden — även om den är 0 kr (när taket är slut), så kunden ser att du tänkt på det.
Ingen separat arbetspost
Om allt klumpas ihop till en "projekt-summa" går ROT-avdraget inte att räkna ut. Utföraren riskerar att Skatteverket nekar utbetalningen i efterhand och kunden får skatten dragen vid deklarationen.
Mall för ditt specifika yrke
Generella mallar är bra. Yrkes-anpassade är bättre. Vi har tagit grundmallen och anpassat den till nio hantverksyrken med förifyllda exempel-radposter, typiska prisnivåer och yrkes-specifika tips.
Välj din mall: