Följ upp offerten och gör det lätt för kunden att svara

Hjälp kunden att ta nästa steg

En offert kan bli liggande av många skäl. Kunden jämför alternativ, behöver fråga någon annan eller har inte förstått en del av förslaget. Ett uteblivet svar berättar inte vilket.

En bra uppföljning påminner om rätt jobb och gör nästa steg enkelt. Målet med meddelandet är att få reda på vad kunden behöver för att ta ställning. Här får du en enkel rutin och färdiga mejl och SMS att anpassa. Exemplen gäller uppföljning av en offert som kunden redan har bett om.

Kontrollera läget innan du hör av dig

Läs den senaste kunddialogen. Har kunden redan svarat, bett om mer tid eller sagt nej? Kontrollera också att rätt version skickades till rätt adress och att offerten fortfarande gäller. Annars riskerar du att påminna om ett förslag som inte längre stämmer.

Om kunden har nämnt ett beslutsdatum, utgå från det. Om ni inte bestämt något kan du exempelvis lägga första uppföljningen tre till fem arbetsdagar efter utskicket. Det är ett praktiskt förslag, inte en regel eller en bevisad bästa tidpunkt. Ett större projekt kan behöva betydligt längre betänketid.

Skriv ner nästa kontakt tillsammans med offerten. Då behöver du inte försöka komma ihåg vilka kunder du redan har hört av dig till.

Första mejlet: en fråga som är lätt att besvara

Ta med jobbets namn, datumet när offerten skickades och länken. Ställ en konkret fråga om något som hjälper kunden vidare. Undvik att bara skriva "har du hunnit kika?" om du kan erbjuda något mer användbart.

Byt ut hakparenteserna innan du använder texten.

Ämne: Offerten för [jobbet]

Hej [namn]!

Jag följer upp offerten för [jobbet] som jag skickade [datum]. Här är länken igen: [offertlänk]

Är omfattningen tydlig, eller är det någon del du vill att jag förklarar innan du bestämmer dig?

Om du behöver mer tid får du gärna säga när det passar att jag hör av mig igen.

Hälsningar
[ditt namn]
[företag]
[telefon]

Det räcker med en fråga och ett erbjudande om hjälp. Lägg inte till rabatt, nya tillval och flera alternativa datum i samma meddelande om kunden inte har efterfrågat det.

Ett kort SMS när det passar kontakten

SMS passar när ni redan haft kontakt den vägen eller kommit överens om det. Presentera dig så att kunden känner igen avsändaren. Undvik att skicka både SMS och mejl tätt inpå varandra bara för att ett svar dröjer.

Hej [namn], [ditt namn] från [företag] här. Jag följer upp offerten för [jobbet]. Är det något du vill få förklarat? Svara gärna här eller via offertlänken: [offertlänk]

Har kunden bett dig återkomma en viss dag, använd den överenskommelsen i stället för en generell påminnelse.

Hej [namn]! Vi bestämde att jag skulle höra av mig idag om [jobbet]. Vill du gå vidare med förslaget eller behöver vi reda ut något först? /[ditt namn], [företag]

Anpassa nästa steg efter svaret

Om kunden tycker priset är högt, ta reda på vilken del som känns oklar eller svår att prioritera. Förklara vad som ingår. Om ni ändrar omfattningen ska kunden få ett uppdaterat förslag där förändringen och priset framgår. Se hur du skriver en tydlig offert.

Om kunden väntar på ett annat beslut, kom överens om ett datum för ny kontakt. Om kunden tackar nej, notera det och avsluta uppföljningen. Ett nej är användbar information när du planerar kommande jobb.

Om kunden svarar ja men samtidigt ändrar villkoren behöver ni stämma av det nya förslaget. Ett godkännande med ändringar är inte samma sak som att acceptera ursprungsofferten. Konsumentverket beskriver hur anbud och accept fungerar.

Ett sista mejl som lämnar dörren öppen

Om kunden fortfarande inte svarar kan du exempelvis göra en sista avstämning efter ytterligare en vecka. Anpassa det till jobbets storlek och vad ni tidigare pratat om. Fortsätt inte med en automatisk följd av meddelanden när det saknas skäl att tro att kunden vill ha dem.

Ämne: Ska vi pausa offerten för [jobbet]?

Hej [namn]!

Jag gör en sista avstämning om offerten för [jobbet]. Är det fortfarande aktuellt, eller ska jag pausa uppföljningen?

Om jag inte hör något låter jag det vila. Du är välkommen att återkomma när det passar, så stämmer vi av pris och tillgänglighet då.

Hälsningar
[ditt namn]
[företag]

Skriv bara att en offert snart går ut eller att en tid blir uppbokad om det är sant. En verklig giltighetstid hjälper kunden att planera. En påhittad tidsgräns gör nästa samtal svårare.

Håll ihop frågor, offert och beslut

I Kvota läser kunden offerten via en länk och kan ställa frågor i samma offertdialog. Godkännande sker med en kod via mejl. Det ger en gemensam plats för förslaget och kundens svar. Läs hur kunddialogen fungerar i Kvota.

En läsindikator eller ett öppnat mejl är inte ett kundbeslut. Följ upp vad kunden faktiskt har svarat och håll isär "skickad", "väntar på svar" och "godkänd" i din egen rutin.

Vanliga frågor

Hur många gånger bör jag följa upp?

Börja med en kontakt och anpassa fortsättningen efter svaret. Om inget svar kommer kan en sista avstämning räcka. Har kunden bett om kontakt senare följer du det datumet. Har kunden sagt nej eller bett dig sluta ska uppföljningen upphöra.

Ska jag sänka priset direkt?

Börja med att förstå vad som hindrar beslutet. Om kunden behöver en mindre omfattning kan du räkna på ett nytt förslag. Visa då vad som har ändrats i stället för att lämna olika priser på samma otydliga underlag.

Betyder tystnad att kunden godkänt?

Nej, behandla inte uteblivet svar som ett godkännande. Konsumentverket förklarar att en konsument inte får bindas genom att företaget tolkar tystnad som ett ja.