Så skriver du en offert som kunden kan ta ställning till

Börja med ett tydligt underlag

En bra offert svarar på tre frågor: Vad ska du göra, vad kostar det och vad behöver kunden göra för att gå vidare? Börja där. Logga och layout hjälper kunden att känna igen firman, men de ersätter inte en tydlig beskrivning av jobbet.

Här går vi igenom en offert för ett mindre hantverksjobb, från arbetsbeskrivning till godkännande. Räkneexemplet är påhittat. Använd dina egna priser och kontrollera förutsättningarna för det faktiska uppdraget. Vill du skriva samtidigt kan du hämta vår gratis offertmall i Word eller Excel.

1. Skriv vad kunden faktiskt får

Börja med kundens namn, arbetsadress, ditt företags uppgifter och ett offertnummer. Lägg till datum och en beskrivande rubrik, till exempel "Målning av väggar i sovrum".

Beskriv sedan arbetet i den ordning kunden kommer att märka det. "Målning sovrum" lämnar mycket öppet. "Skydd av golv, mindre spackling av spikhål, slipning och två strykningar på väggarna" ger ett bättre underlag för beslut. Ange även yta, materialval och sådant som behöver kontrolleras vid ett platsbesök.

Skriv ut gränserna för jobbet. Ingår tak, lister, flytt av möbler och bortforsling? Om kunden ska tömma rummet behöver det stå. Beskriv vad du har sett och vad du ännu inte har kunnat bedöma. Ett konkret förbehåll om underlagets skick är mer användbart än "reservation för oförutsett".

2. Välj prisform och visa beräkningen

Ange om offerten avser fast pris, ungefärligt pris eller löpande räkning. Blanda inte ett fast totalpris med formuleringar som gör det oklart om kunden ändå ska betala fler timmar.

Vid löpande räkning behöver kunden kunna förstå timpris, materialkostnad och hur eventuella resor eller andra avgifter beräknas. Vid fast pris kan en uppdelning visa vad totalsumman avser utan att göra priset löpande. Presentera totalsumman inklusive moms tydligt när du vänder dig till en privatkund. Konsumentverket beskriver prisformer och sådant parterna bör komma överens om.

Räkneexempel: ett mindre målningsjobb

Exemplet visar ett fast pris för den beskrivna omfattningen. Alla belopp är påhittade och före eventuellt ROT-avdrag. Vi använder 25 procent moms i just detta exempel.

Förklara materialposten i arbetsbeskrivningen, exempelvis färgtyp och kulör. Skriv att beräknade arbetstimmar ingår i det fasta priset för omfattningen ovan. Om kunden vill lägga till målning av taket behöver ni hantera det som en ändring, inte bara lägga fler timmar på fakturan.

3. Gör tider och villkor begripliga

Ange sista dag att acceptera offerten, planerad start och när arbetet beräknas vara klart. Skilj en preliminär startvecka från en bokad tid. Skriv också betalningsvillkoren och om fakturering sker efter slutfört arbete eller enligt en överenskommen betalningsplan.

Ta upp förutsättningarna som påverkar planeringen: tillträde, möblering, materialleverans och vem som väljer kulör. Om något ändras ska kunden förstå hur ni tar nästa beslut. Beskriv att du återkommer med omfattning, pris och eventuell tidspåverkan för ett tillägg. Läs vår guide till ÄTA-arbeten och tillägg.

Använd avtalsvillkor som passar uppdraget och beställaren. En enkel offertmall är ett skrivstöd och ersätter inte alla villkor som kan behövas för ett större arbete.

4. Kontrollera innan du skickar

• Är rätt kund, arbetsadress och offertnummer angivna?
• Framgår arbetsmoment, material och vad som inte ingår?
• Är prisformen tydlig och totalsumman rätt räknad?
• Stämmer momsen och är eventuella avdrag förklarade separat?
• Finns giltighetstid, tider och betalningsvillkor?
• Vet kunden hur frågor, ändringar och godkännande hanteras?
• Är alla platshållare borttagna och rätt bilagor med?

Läs offerten från kundens håll en sista gång. Om två personer kan tolka en mening olika, skriv om den innan utskick. Spara den version kunden får tillsammans med relevanta bilagor.

Från skickad offert till tydligt svar

I Kvota öppnar kunden offerten via en länk, kan ställa frågor och godkänna med en kod via mejl. Läs hur offerter fungerar i Kvota. Kontrollera alltid innehållet före utskick, oavsett vilket verktyg du använder.

Om kunden inte svarar kan du följa upp sakligt med en konkret fråga. Vi har samlat exempel i följ upp en obesvarad offert.

Vanliga frågor

Är en offert bindande?

En offert räknas ofta som ett anbud som företaget är bundet av. Ett godkännande kan innebära att ett avtal uppstår. Om kunden ändrar villkoren i sitt svar behöver ni reda ut vad ni är överens om. Se Konsumentverkets vägledning om att ingå avtal.

Måste kunden skriva under på papper?

I många fall kan ett avtal ingås även muntligt, men ett skriftligt underlag gör överenskommelsen lättare att följa. Särskilda formkrav finns i vissa situationer. Konsumentverket förklarar skillnaden.

Ska jag använda Word eller Excel?

Word passar när du främst behöver skriva och anpassa text. Excel passar när du vill räkna på mängder och prisrader. Våra båda offertmallar går att hämta utan konto.