Fakturaunderlag för hantverkare: vad som ska med, med mall

Vad är ett fakturaunderlag och hur skiljer det sig från fakturan?

Ett fakturaunderlag är en intern sammanställning av det som ska faktureras på ett jobb. Där står vem som jobbat, hur länge, vilket material som gått åt, vilka tillägg kunden godkänt och vilka resor som gjorts. Underlaget är ditt arbetsmaterial.

Fakturan är den handling du skickar till kunden. Den har formella krav i momslagen. Det avgörande är inte vad handlingen heter, utan att den innehåller de uppgifter lagen kräver. En generell beskrivning av tjänsten kan göra att fakturan inte räknas som fullständig.

Källa: Momslagens regler om fakturering

Kort sagt: underlaget är detaljerna, fakturan är det formella kravet på betalning. Ett bra underlag gör fakturan snabb att skriva och svår att ifrågasätta.

För hantverkare är det här extra viktigt. Vid försäljning av bygg- och anläggningstjänster måste du utfärda faktura även när kunden är en privatperson. Kravet gäller också material du levererar i samband med tjänsten.

Källa: Momslagens regler om fakturering

Vad ska med i fakturaunderlaget för ett hantverksjobb?

Arbetad tid per dag och person

Skriv datum, namn på den som jobbat, antal timmar och vad som gjordes. "Snickeri 24 timmar" räcker inte. "14/9 Ali, 7 tim, rivning av köksskåp" går att kontrollera. Samla tiden löpande, inte i efterhand ur minnet. Läs mer om tidrapportering för hantverkare.

Material med antal och pris

Ange vad det är, antal, enhet (styck, meter, liter) och à-pris, alltså pris per enhet. Skriv priserna exklusive moms. Fakturan ska visa varornas mängd och art samt enhetspriset exklusive moms. Har du det i underlaget blir fakturan rätt direkt.

Källa: Momslagens regler om fakturering

Tillägg och avdrag (ÄTA) med kundens godkännande

ÄTA står för ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten, alltså arbete som ändras, läggs till eller stryks jämfört med offerten. Avgående arbete blir en minusrad. Skriv för varje rad när och hur kunden godkände den, till exempel via sms eller mejl. Ett ÄTA utan noterat godkännande är svårt att få betalt för om kunden ifrågasätter det. Se vår guide om ÄTA-arbeten.

Resor

Ange datum, antal resor eller mil och vilket pris som gäller enligt offerten. Håll resorna på egna rader så att kunden ser vad som är arbete och vad som är resa.

Uppgifter för ROT vid husarbete

Ska kunden ha ROT-avdrag, kontrollera på Skatteverkets sida om rot- och rutavdrag vilka uppgifter och vilken uppdelning fakturan behöver. Lägg in det i underlaget redan under jobbet, så slipper du jaga uppgifter från kunden när fakturan ska skickas. Vi går inte igenom ROT-reglerna i den här artikeln.

Exempel: ifyllt fakturaunderlag för ett köksjobb

Här är ett påhittat exempel. Snickeri Påhittsson AB har bytt köksskåp åt Kim Exempelsson på Testgatan 1 i Påhittstad. Alla belopp är exklusive moms och påhittade.

Lägg märke till att arbete, material och resor summeras var för sig. Det gör det enkelt att föra över till fakturan och lätt för kunden att jämföra med offerten.

I Kvota samlas tid, material och ÄTA på jobbet medan det pågår, och tid och material kan skrivas eller pratas in på plats. När jobbet är klart har du ett granskat fakturaunderlag, och med kopplingen till Fortnox slipper du skriva av det. Läs mer om jobbhantering.

Mall för fakturaunderlag att kopiera

Kopiera mallen till ett dokument eller kalkylark och fyll i en rad per händelse. Skriv alla priser exklusive moms.

FAKTURAUNDERLAG
Firma: [firmanamn, org.nr]
Jobbnummer: [nr]
Kund: [namn, adress]
Arbetsplats: [adress]
Offert/avtal: [nummer och datum]
Period: [från datum] till [till datum]

ARBETE
Datum | Person | Beskrivning | Timmar | À-pris | Summa

MATERIAL
Datum | Artikel | Antal | Enhet | À-pris | Summa

ÄTA (ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten)
Datum | Beskrivning | Godkänt av kund (hur och när) | Antal | À-pris | Summa (avgående som minus)

RESOR
Datum | Sträcka/antal | À-pris | Summa

ROT (om kunden ska ha avdrag)
Kontrollerat på Skatteverkets sida vilka uppgifter och vilken uppdelning fakturan behöver: [ja/nej]
Uppgifter från kunden: [fyll i enligt Skatteverket]

SUMMERING (exkl. moms)
Arbete: 
Material: 
Resor: 
Totalt: 

Granskat av: [namn] Datum: [datum]

Vad fakturan måste innehålla enligt momslagen

När underlaget är klart skriver du fakturan. En fullständig faktura ska innehålla följande uppgifter enligt Skatteverket:

Källa: Momslagens regler om fakturering

• Datum då fakturan utfärdas.
• Ett unikt löpnummer, alltså ett fakturanummer som identifierar fakturan, baserat på en eller flera nummerserier.
• Ditt momsregistreringsnummer.
• Kundens momsregistreringsnummer om kunden är betalningsskyldig för momsen (omvänd betalningsskyldighet).
• Ditt och kundens namn och adress.
• Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art.
• Datum då arbetet utfördes eller slutfördes, eller datum då förskott eller a conto betalades, om det går att fastställa och skiljer sig från fakturadatumet.
• Beskattningsunderlaget, alltså det belopp som momsen beräknas på, för varje momssats. Dessutom enhetspriset exklusive moms och eventuell rabatt som inte ingår i enhetspriset.
• Tillämpad momssats.
• Momsbeloppet som ska betalas.

Källa: Momslagens regler om fakturering

Särskilda fall för hantverkare

• Säljer du en byggtjänst till ett företag inom byggsektorn gäller omvänd betalningsskyldighet. Då ska fakturan ha texten "Omvänd betalningsskyldighet" eller "Reverse charge" och kundens momsregistreringsnummer.
• Är firman momsbefriad för att årsomsättningen är högst 120 000 kronor ska du inte ange moms, men skriva att försäljningen är undantagen från momsplikt.
• En förenklad faktura, med färre uppgifter, får bland annat användas om totalbeloppet inte överstiger 4 000 kronor inklusive moms.
• Sätter du ned priset i efterhand behövs normalt en ändringsfaktura, till exempel en kreditfaktura, med hänvisning till den ursprungliga fakturans löpnummer.

Källa: Momslagens regler om fakturering

När fakturan ska skickas

För bygg- och anläggningstjänster ska fakturan utfärdas senast vid utgången av andra månaden efter den månad du utförde tjänsterna eller levererade varorna. Arbete som gjordes i september ska alltså vara fakturerat senast i slutet av november. Spara ett exemplar av varje faktura du utfärdar.

Källa: Momslagens regler om fakturering

Vanliga fel som gör att kunden ifrågasätter fakturan

Gå igenom listan innan du skickar fakturan.

• Klumpsummor som "Arbete kök 24 tim" utan datum och person.
• ÄTA utan noterat godkännande, eller tillägg som kunden hör talas om först på fakturan.
• Avgående arbete som glömts bort, så att kunden betalar för något som ströks.
• Material utan antal och à-pris, eller priser som inte stämmer med offerten.
• Resor som inte fanns med i offerten.
• Tid inskriven i efterhand som inte går att förklara.
• Kunden ska ha ROT, men ingen har kollat vilka uppgifter fakturan behöver.
• Fakturan skickas långt efter jobbet, när kunden har glömt detaljerna.

Det mesta av detta avgörs redan i offerten. Ju tydligare offerten beskriver vad som ingår, desto lättare är det att visa vad som är ÄTA. Se vår guide om att skriva offert.

Har fakturan redan gått iväg och saknar en uppgift kan du normalt rätta eller komplettera den i efterhand. I vissa fall krävs en helt ny faktura, till exempel om moms felaktigt inte tagits ut.

Källa: Momslagens regler om fakturering

Vanliga frågor