Vad en byggdagbok är och vad den gör för firman
En byggdagbok är en kort anteckning per dag och jobb. Den svarar på fyra frågor: vem var där, vad gjordes, vad hände och vad bestämdes. Den skrivs samma dag, inte i efterhand.
Dagboken är ditt eget underlag. Den gör nytta i fyra lägen:
- Fakturan: timmar och material står redan per dag, så du slipper gissa i efterhand.
- Tillägg: du kan visa när kunden bad om något extra, vad det skulle kosta och vad kunden svarade.
- Försening: du kan visa varför jobbet tog längre tid, till exempel en sen leverans eller att ni väntade på besked från kunden.
- Reklamation: foton och anteckningar visar hur det såg ut innan ni stängde väggar och golv.
Ett exempel: kunden ifrågasätter en extra arbetsdag på fakturan. Med dagboken kan du visa att golvbrunnen var sprucken, att kunden fick veta det på måndagen och att kunden sa ja till en ny brunn på tisdagen. Utan dagboken står ord mot ord.
Vad som ska med varje dag
- Datum, jobb och adress.
- Vilka som var på plats och ungefär hur länge, även underentreprenörer.
- Vad som gjordes, i en eller två meningar.
- Material som levererades eller gick åt, om det inte redan står på en följesedel.
- Ändringar och tillägg: vem som bad om dem, vad de kostar och vad kunden svarade.
- Avvikelser och hinder: väder, sena leveranser, fel i ritningar eller väntan på kunden.
- Dolda delar och kontroller: vad som byggdes in och vilka foton som togs.
- Kontakt med kunden: samtal, sms och möten som påverkar jobbet.
Skriv kundens besked med kundens egna ord och klockslag, till exempel: "Ja, byt golvbrunnen", sms från kunden 14.10. Det är det som räknas om ni senare är oense.
Ifyllt exempel: tre dagar i ett badrum
Exemplet är påhittat. Firman, personerna och adressen finns inte.
| Dag | Vilka och tid | Gjort | Händelser och beslut | Foton |
|---|---|---|---|---|
| Måndag 2 mars | Kim 7.00 till 16.00, Lo 7.00 till 12.00 | Rivning av kakel och golv | Golvbrunnen är sprucken. Kunden informerad på plats 11.30, vill fundera till i morgon. | 4 foton på brunnen och bjälklaget |
| Tisdag 3 mars | Kim 7.00 till 15.30 | Ny golvbrunn, uppstolpning av golv | Kunden svarade ja till ny golvbrunn för 4 800 kr på sms 7.40. Klart en dag senare än offerten. | 2 foton före gjutning |
| Onsdag 4 mars | Kim 7.00 till 16.00 | Tätskikt golv och väggar | Leveransen av klinker är försenad till fredag enligt leverantören. | 6 foton på tätskiktet innan kakel |
Mall att kopiera
Datum: Jobb och adress: På plats (namn och tid): Gjort i dag: Material in eller använt: Ändringar och tillägg (vem bad om det, pris, kundens svar och när): Avvikelser och hinder: Dolda delar och kontroller: Foton (antal och vad de visar): Kontakt med kunden: Skrivet av:
Har du redan en tidrapport för timmarna kan du hänvisa till den i stället för att skriva tiderna två gånger.
Så blir dagboken av
- Skriv innan du lämnar jobbet. Tre rader samma dag är bättre än en sida på fredag.
- Ta foton med datum och skriv vad de visar. Ett foto utan sammanhang säger lite om ett år.
- Skriv sakligt. Dagboken kan behöva visas för kunden, så skriv vad som hände, inte vad du tycker om det.
- Håll dagboken på samma ställe som tid, material och tillägg för jobbet.
Det spelar mindre roll om dagboken är en anteckningsbok, ett dokument i telefonen eller ett system. Det viktiga är att det finns en dagbok per jobb, att den skrivs varje dag och att den går att hitta när någon frågar.
I Kvota samlas tid, material och tillägg på samma jobb, och tid och material kan skrivas eller pratas in direkt på plats. Då finns underlaget kvar när fakturan ska skrivas.
Byggdagbok, egenkontroll, ÄTA och personalliggare
Dagboken ersätter inte de andra dokumenten på jobbet. Den binder ihop dem.
| Dokument | Vad det visar | Läs mer |
|---|---|---|
| Byggdagbok | Vad som hände och bestämdes, dag för dag | Den här guiden |
| Egenkontroll | Att arbetet blev rätt, punkt för punkt | Guiden om egenkontroll i bygg |
| ÄTA | Ändringar och tillägg med pris och kundens godkännande | Guiden om ÄTA-arbeten |
| Personalliggare | Vem som var på byggarbetsplatsen, med egna regler | Guiden om personalliggare |
Läs guiden om egenkontroll och guiden om ÄTA-arbeten för hur de dokumenten ser ut.
Vanliga frågor
Hur länge ska jag spara byggdagboken?
Spara den minst så länge kunden kan reklamera jobbet. När kunden är privatperson och jobbet gäller mark, byggnader eller andra fasta saker kan kunden reklamera fel som upptäcks inom tio år efter att uppdraget avslutades.
Räcker det med foton i mobilen?
Foton är bra, men de behöver sammanhang. Skriv datum, var i huset och vad bilden visar, till exempel tätskikt vid golvbrunn innan kakel. Annars är det svårt att använda dem om ett år.
Ska kunden få se dagboken?
Dagboken är firmans anteckningar, men det kan hjälpa att visa ett utdrag när ni stämmer av tider eller tillägg. Därför lönar det sig att skriva sakligt från början.
Vad skriver jag en dag när inget särskilt hände?
En rad räcker: vilka som var där och vad som gjordes. Även att ni väntade på en leverans eller på besked från kunden är en uppgift som kan behövas senare.
Behöver varje anställd skriva egen dagbok?
Nej, en dagbok per jobb räcker oftast. Bestäm vem som skriver den, till exempel den som har ansvaret på plats den dagen, och skriv namnet längst ner.
Källor och vidare läsning
Källorna kontrollerades den 2 november 2026. Exemplen i artikeln är påhittade.
Ta nästa steg på samma ställe
Se hur Kvota hjälper dig att hålla ihop underlaget och dialogen med kunden.
Se hur Kvota samlar underlaget på jobbet