Vad är en arbetsorder?
En arbetsorder är ett internt dokument som beskriver ett jobb så att den som utför det kan göra rätt utan att ringa och fråga. Den samlar kund, adress, kontaktperson, vad som ska göras, material, tid, vem som gör jobbet, hur man kommer in, risker och vad som ska dokumenteras.
Tänk på den som en körinstruktion för jobbet. Offerten är det du lovade kunden. Arbetsordern är hur firman ska leverera det löftet.
Arbetsordern är ett verktyg för att få ordning i firman. Den gör störst nytta när någon annan än du själv ska utföra jobbet, eller när det har gått tid mellan offert och start.
När behövs en arbetsorder?
Kör du ensam och tar ett litet jobb samma dag räcker det ofta med en anteckning. Men så fort fler personer, fler dagar eller fler moment är inblandade lönar det sig att skriva en riktig arbetsorder.
- En anställd eller underentreprenör ska utföra jobbet och har inte varit med vid offerten.
- Jobbet startar veckor efter att kunden sa ja och detaljerna har hunnit glömmas bort.
- Det finns särskilda risker, till exempel vattenavstängning, el som ska brytas eller trånga utrymmen.
- Kunden är inte hemma och tillträde måste ordnas med nyckel eller kod.
- Jobbet ska faktureras på löpande räkning, alltså efter faktisk tid och faktiskt material, och tiden måste skrivas rätt från början.
- Flera yrken jobbar på samma plats och måste veta vem som gör vad.
En bra tumregel: om du skulle behöva förklara jobbet i telefon för någon, skriv hellre en arbetsorder. Då finns informationen kvar när frågan kommer igen.
Vad ska en arbetsorder innehålla?
Det här är fälten vi rekommenderar. Alla jobb behöver inte varje rad, men gå igenom listan innan du skickar ut någon.
Kund, adress och kontaktperson
Skriv kundens namn och arbetsplatsens adress, som inte alltid är samma som fakturaadressen. Ange vem på plats som svarar på frågor, med telefonnummer. I en bostadsrättsförening kan det vara en annan person än den som beställde.
Vad som ska göras
Beskriv arbetet i tydliga moment, gärna i den ordning de ska utföras. Hänvisa till offerten eller ordern så att utföraren vet vad som ingår och, lika viktigt, vad som inte ingår. Det gör det lättare att upptäcka när kunden ber om något extra.
Material
Lista vad som ska med: vad som redan är beställt, vad som hämtas hos grossisten och vad kunden själv står för. Skriv artikelnummer eller modell om det spelar roll.
Tid och vem som gör jobbet
Ange startdag, beräknad tid och vem som är ansvarig. Är flera med, skriv vem som leder jobbet på plats. Ska ett annat yrke göra en del av jobbet, till exempel en elektriker, skriv det också. Den beräknade tiden blir dessutom något att jämföra mot när tiden rapporteras.
Tillträde
Hur kommer man in? Portkod, nyckelgömma, vem som öppnar, var bilen kan stå och om det finns tider då det inte går att jobba, till exempel tyst tid i huset.
Risker och särskilda hänsyn
Skriv ner det du vet om: avstängningar, husdjur, kärvande ventiler, ömtåliga golv, tunga lyft eller annat som kan ställa till det. Kort och konkret räcker.
Vad som ska dokumenteras
Bestäm i förväg vad som ska fotograferas, mätas eller noteras. Det kan vara foton före och efter, serienummer, avlästa värden eller en egenkontroll, alltså firmans egen kontroll av att arbetet blivit rätt utfört. Läs mer i vår guide om egenkontroll i bygg.
Skillnaden mellan arbetsorder, offert och order
De tre orden blandas ofta ihop. Så här skiljer vi på dem i den här artikeln.
| Dokument | Vem den riktar sig till | Syfte | Innehåller pris? |
|---|---|---|---|
| Offert | Kunden | Föreslå vad du gör och vad det kostar | Ja |
| Order | Kunden och firman | Bekräfta att kunden beställt jobbet | Ja, oftast |
| Arbetsorder | Den som utför jobbet | Beskriva hur, var och när jobbet görs | Sällan, behövs oftast inte |
Offerten säljer jobbet. Hur du skriver en bra offert går vi igenom i guiden skriva offert. Ordern är kvittot på att kunden sagt ja. Arbetsordern översätter det kunden köpt till konkreta instruktioner för den som står på plats.
Därför behöver arbetsordern sällan priser. Den som byter en beredare behöver veta vilken modell och var ventilen sitter, inte firmans timpris.
Exempel: en ifylld arbetsorder
Här är ett påhittat exempel från en VVS-firma. Namn, adress och nummer är fiktiva.
| Fält | Ifyllt |
|---|---|
| Kund | Anna Exempelsson |
| Arbetsplats | Testgatan 12, 123 45 Påhittstad |
| Kontaktperson på plats | Anna Exempelsson, 070-000 00 00 |
| Hänvisning | Offert 2026-095, godkänd av kund |
| Vad som ska göras | 1. Elfirman bryter elen till beredaren. 2. Stäng av vattnet. 3. Töm och demontera gammal beredare. 4. Montera ny 200-liters beredare. 5. Anslut vattnet och provtryck. 6. Kontrollera att inga läckor finns. 7. Elanslutning görs av anlitad elfirma. 8. Forsla bort gammal beredare. |
| Ingår inte | Byte av rör i tvättstugan. Kunden har frågat, ska i så fall offereras separat. Elarbete, det sköts av elfirman. |
| Material | Beredare modell XYZ-200 (beställd, hämtas hos grossist), kopplingar och säkerhetsventil enligt plocklista |
| Start och tid | Tisdag kl 07.30, beräknat 6 timmar |
| Utförare | Erik Påhittsson (ansvarig), Lisa Testberg (hjälp vid bärning). El: Påhittsson El AB bryter elen kl 07.30 och kopplar in efter provtryckning, Erik ringer när det är klart. |
| Tillträde | Kunden hemma. Parkering på uppfarten. Källardörr på husets baksida. |
| Risker | Huvudkranen kärvar enligt kunden. Smal källartrappa, två personer vid bärning. Hund i huset, hålls i övervåningen. Rör inte elanslutningen, den hanteras av elfirman. |
| Dokumentation | Foto före och efter, foto på typskylt med serienummer, notera provtryckning, egenkontroll signeras på plats |
Lägg märke till raden "Ingår inte". Den sparar många diskussioner, eftersom utföraren direkt vet att rörbytet är något extra som ska hanteras för sig. Raden om elfirman gör också tydligt vem som gör vad, så att ingen behöver gissa.
Mall för arbetsorder att kopiera
Kopiera mallen till ditt ordbehandlingsprogram, din mejl eller ditt jobbsystem. Stryk fält som inte passar din bransch.
ARBETSORDER nr: ____ Kund: ____ Arbetsplatsens adress: ____ Kontaktperson på plats och telefon: ____ Hänvisning till offert eller order: ____ VAD SOM SKA GÖRAS (i ordning): 1. ____ 2. ____ 3. ____ INGÅR INTE: ____ MATERIAL: Beställt: ____ Hämtas: ____ Kunden står för: ____ START OCH TID: Startdag och klockslag: ____ Beräknad tid: ____ UTFÖRARE: Ansvarig: ____ Övriga: ____ Andra yrken eller firmor (vem gör vad): ____ TILLTRÄDE (kod, nyckel, parkering, arbetstider): ____ RISKER OCH SÄRSKILDA HÄNSYN: ____ DOKUMENTATION: [ ] Foto före [ ] Foto efter [ ] Serienummer eller mätvärden: ____ [ ] Egenkontroll [ ] Övrigt: ____ ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG PÅ PLATS: ____ Signatur utförare: ____ Datum: ____
Ha med fältet "Ändringar och tillägg på plats" även när det ser ut att bli tomt. Det påminner utföraren om att skriva ner när kunden ber om något extra.
Från arbetsorder till fakturaunderlag
Arbetsordern gör mest nytta om det som händer på jobbet hamnar på samma ställe. Tid, material och ändringar ska tillbaka till kontoret utan att någon behöver tolka lappar i bilen.
När kunden vill ändra något på plats handlar det om ÄTA, som står för ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten. Det är arbete som ändras, läggs till eller stryks jämfört med offerten. Avgående arbete blir en minusrad. Hur du hanterar det går vi igenom i guiden om ÄTA-arbeten.
- Utföraren rapporterar tid och material mot arbetsordern under dagen.
- Ändringar och tillägg skrivs ner direkt, med vad kunden bad om.
- Dokumentationen, som foton och egenkontroll, kopplas till jobbet.
- Någon på kontoret, eller du själv, går igenom och godkänner.
- Allt blir ett granskat underlag till fakturan.
Vill du ha en checklista för sista steget, läs vår guide om fakturaunderlag för hantverkare.
I Kvota samlas offert, tid, material och ÄTA på samma jobb, från offert till granskat fakturaunderlag. Tid och material kan skrivas eller pratas in direkt på plats, så det som står på arbetsordern och det som faktiskt blev gjort ligger på samma ställe.
Vanliga frågor
Måste arbetsordern vara på papper?
Nej. Det viktiga är att den som utför jobbet har den tillgänglig på plats. Du kan skicka den digitalt till telefonen. Då blir det också enklare att lägga till foton och ändringar direkt.
Ska kunden få se arbetsordern?
Det är oftast ett internt dokument, men det finns inget som hindrar att du visar den. Undvik i så fall interna anteckningar som inte är till för kunden. Det kunden behöver se är offerten och eventuella tillägg.
Vem i firman ska skriva arbetsordern?
Den som har haft kontakt med kunden och skrivit offerten, eftersom det är den personen som vet vad som utlovats. I en liten firma är det ofta ägaren. Låt gärna utföraren läsa igenom den innan start och ställa frågor.
Kan ett jobb ha flera arbetsordrar?
Ja. På större jobb kan det vara tydligare med en arbetsorder per moment eller per person, till exempel en för rivning och en för montering. Se bara till att alla hänvisar till samma offert eller order.
Vad gör jag om arbetsordern visar sig vara fel på plats?
Skriv ner vad som skiljer sig, ta en bild och stäm av med kunden innan du gör något utöver det som ingår. Uppdatera sedan arbetsordern så att det finns ett spår av vad som ändrades och varför.
Ta nästa steg på samma ställe
Se hur Kvota hjälper dig att hålla ihop underlaget och dialogen med kunden.
Se hur Kvota samlar underlaget på jobbet