Vad ska en tidrapport visa?
En tidrapport är firmans anteckning om vem som jobbade, var, hur länge och med vad. I en hantverksfirma ska varje rad gå att koppla till ett jobb. Då kan raden bli en fakturarad.
Det här ska finnas med på varje rad:
- Datum.
- Person: vem som utförde arbetet.
- Jobb och adress: kund, projekt eller arbetsorder och var arbetet gjordes.
- Tid: start, slut och rast, plus summa timmar.
- Vad som gjordes: kort och konkret, till exempel "rivning kakel badrum" i stället för "jobbade".
- Material: vad som gick åt eller köptes in till jobbet.
- Tillägg: ÄTA och annat som inte ingår i offerten, och vem som godkände det.
ÄTA står för ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten, alltså arbete som ändras, läggs till eller stryks jämfört med offerten. Avgående arbete blir en minusrad. Läs mer i vår guide om ÄTA-arbeten.
Därför avgör tidrapporten om fakturan blir rätt
Fakturan bygger på tidrapporten. Saknas en timme i rapporten saknas den oftast på fakturan också. Och ingen minns på fredagen exakt vad som hände i tisdags.
Det gäller särskilt jobb på löpande räkning, alltså när kunden betalar för den tid och det material som faktiskt gick åt. Men även vid fast pris behövs rapporten. Tillägg ska debiteras separat, och du vill veta om jobbet gick med vinst.
Vanliga fel som en bra tidrapport stoppar:
- Tid hamnar på fel jobb när någon jobbar på två adresser samma dag.
- ÄTA utförs men skrivs aldrig upp och blir gratis arbete.
- Material tas från bilen och glöms bort.
- Kunden ifrågasätter fakturan och du har inget konkret att visa.
Med datum, tider och korta beskrivningar kan du svara på kundens frågor direkt. Hur du går från rapport till faktura beskriver vi i guiden om fakturaunderlag för hantverkare.
Tidrapport och personalliggare är inte samma sak
En personalliggare är enligt Skatteverket en förteckning över vilka som är verksamma på byggarbetsplatsen och när de har börjat och slutat varje arbetspass. Byggherren, alltså den som låter utföra bygget, anmäler byggarbetsplatsen till Skatteverket innan bygget startar och ser till att det finns utrustning för en elektronisk personalliggare. Den som bedriver byggverksamhet för sedan liggaren.
Källa: Personalliggare i byggbranschen
Det finns undantag. Skyldigheten gäller till exempel inte för mindre arbeten, eller när byggherren är en fysisk person som inte bygger i näringsverksamhet. Syftet med personalliggaren är att motverka svartarbete och främja en sundare konkurrens.
Källa: Personalliggare i byggbranschen
| Jämförelse | Tidrapport | Personalliggare |
|---|---|---|
| Vad den visar | Person, jobb, tid, utfört arbete, material och tillägg | Vilka som är verksamma på byggarbetsplatsen och när varje arbetspass börjar och slutar |
| Syfte | Underlag för faktura, lön och uppföljning | Motverka svartarbete och främja sund konkurrens |
| Krav | Firmans eget underlag. Övertid, mertid och jourtid ska antecknas enligt arbetstidslagen | Lagkrav vid byggverksamhet, med undantag |
| Vem granskar | Kunden och firman. Arbetsmiljöverket har tillsyn över arbetstidslagen | Skatteverket vid kontrollbesök |
Källor: Personalliggare i byggbranschen, Arbetstidslag (1982:673)
Personalliggaren visar alltså vem som var på plats, men inte vad de gjorde eller vad som gick åt. Den fungerar därför inte som fakturaunderlag. Den ska ändå skötas: om personalliggaren inte förs kan Skatteverket ta ut en kontrollavgift på 12 500 kronor plus 2 500 kronor för varje person som inte är upptagen i liggaren men bedöms vara verksam.
Vad arbetstidslagen säger om att anteckna övertid
Enligt arbetstidslagen ska arbetsgivare föra anteckningar om jourtid, övertid och mertid. De anställda har rätt att ta del av anteckningarna, själva eller genom någon annan. Samma rätt har fackliga organisationer som företräder arbetstagare på arbetsstället.
Källa: Arbetstidslag (1982:673)
- Ordinarie arbetstid: högst 40 timmar i veckan enligt lagen. Veckan räknas från måndag om inte annat gäller på arbetsstället.
- Övertid: arbetstid som överstiger ordinarie arbetstid och jourtid.
- Mertid: tid som en deltidsanställd jobbar utöver sin ordinarie arbetstid enligt anställningsavtalet.
- Jourtid: tid då den anställde står till arbetsgivarens förfogande på arbetsstället för att jobba vid behov.
Källa: Arbetstidslag (1982:673)
Lagen sätter också tak. Allmän övertid får tas ut med högst 48 timmar per arbetstagare under fyra veckor eller 50 timmar under en kalendermånad, och högst 200 timmar under ett kalenderår.
Källa: Arbetstidslag (1982:673)
Lagen gäller inte alla. Den gäller till exempel inte arbetstagare med företagsledande ställning eller den som har förtroende att själv disponera sin arbetstid. Ett kollektivavtal kan dessutom avvika från lagen, bland annat om vad som räknas som ordinarie arbetstid. Kolla vad som gäller hos er.
Källa: Arbetstidslag (1982:673)
Det praktiska rådet: skriv start, slut och rast varje dag. Då ser du direkt när veckan går över ordinarie tid, och övertiden kan antecknas i samma rapport.
Exempel: ifylld tidrapport för en vecka
Här är en påhittad vecka för snickaren Kalle Exempelsson på Exempelbygg AB. Han renoverar ett badrum och gör ett kort servicejobb på onsdagen. Timmarna för ÄTA ingår i dagens summa men skrivs ut separat, så att de faktureras som tillägg.
| Datum | Jobb och adress | Tid och rast | Timmar | Utfört | Material | Tillägg (ÄTA) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mån 28/9 | Badrum, Påhittegatan 12, Fiktiva | 07.00-16.00, rast 1 h | 8,0 | Rivning kakel och golv | Byggsäckar 10 st | - |
| Tis 29/9 | Badrum, Påhittegatan 12, Fiktiva | 07.00-16.00, rast 1 h | 8,0 | Rivning klar, bortforsling | Container 1 st | ÄTA 1: byte fuktskadad regel, 1,5 h, godkänd av kund via sms 10.15 |
| Ons 30/9 | Badrum, Påhittegatan 12, Fiktiva | 07.00-12.00 | 5,0 | Tätskikt golv och väggar | Tätskiktssystem 1 sats | - |
| Ons 30/9 | Service, Lånegränd 3, Fiktiva | 13.00-16.00 | 3,0 | Justering av två innerdörrar | Gångjärn 4 st | - |
| Tor 1/10 | Badrum, Påhittegatan 12, Fiktiva | 07.00-18.00, rast 1 h | 10,0 | Kakelsättning väggar | Kakel 8 m2, fix 4 säckar | ÄTA 2: nisch i vägg enligt kundens önskemål, 2,0 h, godkänd på plats 08.30 |
| Fre 2/10 | Badrum, Påhittegatan 12, Fiktiva | 07.00-15.00, rast 30 min | 7,5 | Fogning, städning | Fog 2 säckar | Avgående: montering av spegel stryks, kunden ordnar själv |
Summa vecka: 41,5 timmar. I exemplet har Kalle 40 timmar ordinarie arbetstid i veckan, så 1,5 timme antecknas som övertid. 3,5 timmar är ÄTA och faktureras som tillägg. Spegelmonteringen stryks och blir en minusrad på fakturan.
Mall att kopiera
TIDRAPPORT Firma: Vecka: Person: Datum: Jobb/kund: Adress: Start: Slut: Rast: Summa timmar: Varav övertid/mertid: Utfört arbete: Material (vad, antal): Tillägg/ÄTA (vad, timmar, godkänt av, när): Avgående arbete (vad stryks): Övrigt (restid, väntetid, hinder): Summa vecka: Granskad av: Datum granskning:
Använd en rad per person, jobb och dag. Jobbar någon på två adresser samma dag blir det två rader, precis som på onsdagen i exemplet.
Så får ni in tiden samma dag
Det vanligaste felet är att tiden skrivs i efterhand. Ju längre det dröjer, desto mer gissning blir det. Gör det enkelt att rapportera direkt.
- Bestäm en fast tid: rapporten skrivs innan man lämnar jobbet eller i bilen innan hemfärd.
- Ett ställe för allt: tid, material och ÄTA på samma rapport, inte på lappar, sms och kvitton var för sig.
- Skriv ÄTA när den uppstår, med vem som godkände och när.
- Fota kvitton och följesedlar och koppla dem till jobbet samma dag.
- Ha färdiga jobbnamn så att ingen behöver hitta på hur ett jobb ska heta.
- Granska veckan på fredag: summa timmar, övertid och att alla tillägg finns med.
I Kvota samlas planering, tid, material och ÄTA på jobbet, och tid och material kan skrivas eller pratas in direkt från bilen. När veckan är granskad finns fakturaunderlaget klart, och med kopplingen till Fortnox slipper du skriva in allt igen. Läs mer om tidrapportering för hantverkare.
Vanliga frågor
Behöver jag föra tidrapport om jag är ensam i firman?
Arbetstidslagen gäller när arbetstagare utför arbete åt en arbetsgivare. Har du inga anställda gäller kravet på att anteckna övertid alltså inte dig. Anställer du någon gäller det för den personen. För att fakturera rätt behöver du ändå skriva upp din egen tid. Bedriver du byggverksamhet kan kravet på personalliggare gälla även dig.
Vad händer om vi inte antecknar övertiden?
Enligt 24 § arbetstidslagen kan en arbetsgivare som uppsåtligen eller av oaktsamhet bryter mot 11 §, alltså kravet på anteckningar om jourtid, övertid och mertid, dömas till böter. Arbetsmiljöverket har tillsyn och har rätt att på begäran få de upplysningar och handlingar som behövs. Att lämna oriktiga uppgifter av vikt till Arbetsmiljöverket kan också ge böter.
Ska restid stå med i tidrapporten?
Skriv restid på en egen rad om ni debiterar den eller räknar den som arbetstid. Då kan du välja om den ska med på fakturan. Vad kunden betalar för restid styrs av vad ni har kommit överens om i offerten.
Kunden godkände en ÄTA muntligt. Hur skriver jag den?
Skriv vad som gjordes, hur många timmar, vem som godkände och när, direkt i tilläggsfältet. Skicka gärna en kort bekräftelse till kunden via sms eller mejl samma dag, så finns det något skriftligt om fakturan ifrågasätts.
Vad gör jag om någon glömt att rapportera en dag?
Fyll i dagen så snart som möjligt tillsammans med den anställde. Ta hjälp av kvitton, foton, sms till kunden och personalliggaren om ni för en sådan. Markera att raden är efterregistrerad och se över rutinen så att det inte upprepas.
Källor och vidare läsning
Källorna kontrollerades den 7 oktober 2026. Exemplen i artikeln är påhittade.
Ta nästa steg på samma ställe
Se hur Kvota hjälper dig att hålla ihop underlaget och dialogen med kunden.
Se tidrapportering i Kvota